RGPD et liste d'invités d'un événement d'entreprise : ce qu'il faut savoir
Une liste d'invités contient des données personnelles : noms, e-mails, parfois régimes alimentaires et photos. Le RGPD s'applique. Voici les principes utiles, simplement, et ce que fait Invitotte de son côté. Ce n'est pas un avis juridique.
Le RGPD s'applique-t-il à une liste d'invités ?
Oui, dès qu'une entreprise collecte des noms, des e-mails ou des réponses de personnes identifiables pour un événement. L'entreprise qui organise est responsable de ces données.
Les principes de base restent simples : savoir pourquoi on collecte, ne collecter que l'utile, informer les personnes, protéger et limiter la durée de conservation. En cas de doute, demande à ton DPO ou ton service juridique.
Quelles données collecter pour un événement ?
Le minimum nécessaire à l'organisation : nom, moyen de contact, présence, accompagnants. Chaque question en plus doit servir à quelque chose de concret.
- Utile : nom, e-mail, présence, nombre d'accompagnants
- Utile si nécessaire : choix de menu, navette, atelier
- À éviter : date de naissance, adresse personnelle, données sans lien avec l'événement
- À manier avec soin : allergies et régimes (voir ci-dessous)
Peut-on demander les allergies et les régimes alimentaires ?
Oui, mais avec précaution, car ce sont des informations sensibles : une allergie touche à la santé, un régime peut révéler une conviction religieuse. Pose la question comme facultative et explique qu'elle sert au traiteur.
Sur Invitotte, une question peut être à réponse libre ou à choix : formule-la par exemple « Contrainte alimentaire à signaler au traiteur (facultatif) ». Une fois l'événement passé, supprime ces réponses si tu les as exportées.
Combien de temps garder la liste d'invités ?
Pas plus longtemps que nécessaire à l'événement et à son suivi. Une fois les factures réglées et le bilan fait, la liste détaillée n'a en général plus d'usage.
Sur Invitotte, l'événement et ses réponses sont supprimés automatiquement 12 mois après sa date, et tu peux supprimer l'événement plus tôt : ses invités, réponses et photos sont alors effacés. L'export Excel/CSV, lui, est sous ta responsabilité : range-le et supprime-le comme le reste.
Et les photos de l'événement ?
Les photos montrent des personnes identifiables : informe les participants qu'un album est ouvert et laisse-les retirer une photo. Sur Invitotte, l'auteur d'une photo peut la retirer, les invités peuvent la signaler, et l'album s'efface définitivement trois jours après l'événement.
Le fonctionnement est détaillé dans l'album photo partagé.
Que fait Invitotte des données des invités ?
Les pages des invités ne sont pas indexées par les moteurs de recherche et n'affichent aucune publicité. Toi seul vois les réponses détaillées ; les invités ne voient la liste des participants que si tu l'actives.
Avec une liste fermée, chaque invité a un lien personnel. Les réglages sont décrits dans l'invitation de soirée d'entreprise et la gestion des RSVP en ligne.
Questions fréquentes
Faut-il le consentement des invités ?
Pas forcément : la base légale dépend du contexte (intérêt légitime, exécution d'une relation de travail…). Ton DPO ou ton service juridique tranche. Informer clairement les invités reste indispensable.
Peut-on montrer la liste des participants aux autres invités ?
C'est un choix à faire en connaissance de cause. Sur Invitotte, la liste peut être masquée : seul l'organisateur la voit.
Un invité peut-il demander la suppression de sa réponse ?
Oui, il peut te le demander, et tu peux supprimer un invité de ta liste dans le tableau de bord.
Ce guide remplace-t-il un avis juridique ?
Non. Il donne des repères pratiques ; pour une situation précise, consulte ton DPO ou un professionnel.
Comment informer les invités ?
Une ou deux phrases dans le message de l'invitation suffisent souvent. Dis à quoi servent les réponses, qui les voit et quand elles seront supprimées.
Exemple : « Tes réponses servent uniquement à organiser la soirée (traiteur, navette). Seule l'équipe organisatrice les voit, et elles sont supprimées après l'événement. » Ajoute le contact de ton DPO si ton entreprise en a un.